case03: コプロ株式会社 様

全国のスーパーマーケットの活動をサポートするとともに、暮らしに必要とされるPB商品やサービスを提供しているコプロ株式会社(以下、コプロ)。同社では、オフィスの移転を機にフリーアドレスオフィスを導入。その座席抽選システムとして「らくーざ」を採用しました。その経緯と効果について詳しく伺った。

コプロについて

日本全国のスーパーマーケットチェーン (食品スーパー)で構成される任意団体「オール日本スーパーマーケット協会(略称AJS、1962年設立)」。その下部組織として1990年に設立されたコプロは、「AJS会員企業の繁栄に貢献する」をモットーに、会員企業やスーパーの利用者をサポートするため、会員企業や消費者ニーズのリサーチをはじめ、プライベートブランド(PB)商品の開発やナショナルブランド商品の販促、人材教育や情報交換活動のほか、広告塔としての役割など、会員企業と信頼を結び続ける活動を続けている。

利用状況 フリーアドレスの座席抽選と 在席管理にらくーざを利用

― らくーざの利用状況について教えてください。

コプロでは、2018年7月に本社オフィス(大阪府)を移転しました。以前、入居していたビルは老朽化が進み、耐震基準を満たしていなかったことや、オフィスの移転を契機に職場環境の充実を図り、企業としてより発展し、より前進することなどが主な移転のねらいとなります。

その一環として、フリーアドレスオフィスを導入したのですが、利用する座席の抽選を行うためにらくーざを利用しています。

― 抽選の対象となる座席数や抽選する端末の設置状況などについて教えてください。

現在、オフィスには82の座席を用意しているのですが、そのうち常勤役員の4席のみ固定席とし、それ以外の座席でフリーアドレス制を採用しています。また、機密情報を取り扱う担当者は、セキュリティエリア内(14席)でのフリーアドレスとしています。

抽選を行うPC端末は、出退勤の打刻をするシステムと並べて出入口に1台設置しており、大型のタッチパネルモニターで操作できるようにしています。また、一部の社員は会社支給のスマートフォンからブラウザのモバイル画面を使用して、座席の抽選ができるようにしています。なお、OJTなど業務上の都合で座席を隣同士にする相棒機能を利用しています。

■オフィスの出入口に設置されている出退勤入力システム(左端末)とらくーざの操作画面(右、タッチパネル)の様子

■社内の大型モニターに座席状況を映し出している様子

― 社員の方の反応はいかがでしょうか。

らくーざによる座席抽選の操作はシンプルで、特に改善要望などは上がってきていません。
ただし、一部の社員から、誰がどの席を使っているのかPCで確認するのは面倒だという声もあり、フロア内に設置している大型モニターに着席状況を表示するようにしています。

― 社内運用管理体制を教えてください。

クラウドサービスなので、社内でシステム面での保守運用に関わることはありません。日頃必要な作業としては、社員情報のメンテナンスとか相棒機能の設定とか、座席マップの修正などがありますが、基本的には総務部内で担当しています。

■オフィスのマップイメージ

導入背景 部門間の見えない壁の解消をめざし フリーアドレスオフィスを採用

― なぜ座席の割り当てを抽選制としたのでしょうか。

社内のコミュニケーション活性化が、フリーアドレスオフィスおよび座席の抽選制を採用したねらいとなります。

当社は、生活者およびAJS会員企業様のニーズに基づいたPB商品の開発や、PBやNB(ナショナルブランド)商品の販促企画、用度品の開発・斡旋を行っている「商品事業部」。AJS事業の人材教育・情報交換活動を代行する「教育広報事業部」。そしてバックオフィス業務を担う「総務部」から構成されているのですが、商品事業部と教育広報事業部は業務上関わることがなく、異なる会社として活動しているのも同然の状況でした。

そのような状況が直接、業務の支障になるようなことはありませんでしたが、社員数が100人にも満たない会社ですので、企業としてより発展、より前進するためには、さらに社員が一体となって業務に取り組んでいく必要があると考えています。そのため、部署や担当業務に関係なく社員同士がコミュニケーションを取れる環境をスマートに実現したいと考え、快適に利用できる共有スペースや抽選制のフリーアドレスオフィスを採用するにいたりました。

― 抽選制のフリーアドレスオフィスを採用するにあたり、苦労したことなどはありましたか。

フリーアドレスオフィスに関しては社内に情報をできるだけ公開せず、一部の担当者だけで議論や作業を進めました。いろいろな考え方があると思うのですが、当社の場合は、あまり早い段階で一般の社員を巻き込んでしまうと意見を取りまとめるのが難しくなると考えました。

たとえば抽選制に関して、抽選方法が決まる前に公開してしまうと不安を煽ることになりかねませんし、本筋とは異なるところで議論が広がってしまうことなども避けたいという思いがありました。

― どのようなタイミングで正式に情報を公開したのでしょうか。

移転の約2週間前の社員説明会でフリーアドレスオフィスであること、座席を抽選制とすること、そして実際の抽選方法までをもれなく伝えました。

― 社員の方の反応はいかがだったでしょうか。

反対意見などは出ませんでしたし、らくーざを自由に試せる環境も用意したためか、何人かの社員は興味を持って操作をしに来てくれました。

■コプロの社内の様子

■社内共有スペースの様子

選定理由 機能面だけでなく、“遊び心”があるらくーざが 新オフィスのコンセプトとも合致

― らくーざを採用した理由を教えてください。

移転に関するプロジェクトがスタートした当初から、何か良い抽選方法がないか調べはじめました。すでに導入済みのオフィスや家具メーカーのショールームなどにも見学に行ったのですが、らくーざのことを知るまではあまり良い方法が見つかりませんでした。

たとえば、あるオフィスでは座席の抽選にアナログな手法を用いていたのですが、簡単にやり直しができてしまうため、本当に公平性が保てるかどうか疑問が残りました。

一方、システムを使って抽選を実施するとなると、オリジナルでシステムを開発するか、Microsoft Excelのマクロなどを用いて作らざるを得ないのですが、社内で対応するにしても保守運用や機能改修などに手間と時間とコストがかかり、使い勝手の良いものを作るのは容易ではありません。

らくーざは座席抽選の専用システムということで、実際、検証用のシステムを操作して使い勝手などを確認、次のポイントなどから導入を決めました。

    採用ポイント

  • 抽選専用システムとして、使い勝手に優れている
  • 相棒機能などきめの細やかな機能が搭載されている
  • 不正ができない仕組みとなっている(複数回抽選の禁止など)
  • PCでも、タブレットデバイスでも、スマートフォンでも使用できる
  • クラウドサービスなので、コスト負担が軽い
  • システムの保守運用などが不要である
  • NJCネットコミュニケーションズによる電話やメールでのサポートが迅速で丁寧である

加えて、このような機能面だけでなく、らくーざには“遊び心”があり、それが新しいオフィスのコンセプトとも合致しているというのもポイントでした。

導入効果 公平な座席抽選制をスムーズかつスマートに 導入できたことが成功のポイント

― らくーざの導入効果について教えてください。

フリーアドレスオフィスへの取り組みにあたり、公平な座席抽選制をスムーズかつスマートに導入できたことがらくーざを採用した成果の一つと考えています。もし、抽選制の仕組みが上手くいかなければ、フリーアドレスオフィスへの評価も大きく変わっていたと思います。

また今回、座席によって昼休みの時間を前半組(11:30~12:30)と後半組(12:30~13:30)に分けています。これは、昼休み中にかかってきた電話へ対応するのが主なねらいではあるのですが、出社時に座席の抽選をするまで昼休みの時間が確定せず、当初は不満の声もありました。

しかし、慣れてくるとお店が空いている時間帯に食事ができるとか、近くの席にいる社員同士で昼食に出る機会が増えるとか、メリットも感じてもらえるようになりました。これも、公平な抽選によって決まるという前提があるからこその成果だと捉えています。

また、効果というと大げさかもしれませんが、当社のフリーアドレスオフィスの様子をAJSの会員企業様が見学に来ていただく機会もあります。その際に座席抽選制やらくーざの話をすると興味を持ってもらえるので、少しでも会員企業様のお役にたてているのであれば、私たちもうれしく思います。

― 今後の利用予定などがあれば教えてください。

らくーざの導入検討時には、プレゼンス管理やチャットなどの機能拡張やシステムとの連携も考えたりしました。らくーざはNJCネットコミュニケーションズの自社開発サービスなので、技術的には可能なのかもしれませんが、シンプルで使い勝手の良さがらくーざの良いところです。その良さを失うような拡張や機能連携は不要だと考えています。

期待・評価 多忙な移転の準備期間中での、 迅速かつ丁寧な対応を評価

― NJCネットコミュニケーションズへの要望や期待があれば教えてください。

らくーざのホームページの内容がとてもわかりやすく、連絡をしたらすぐに東京から説明に駆けつけてもらえました。移転の準備中はとても多忙で、余裕もないので、時間や手間をかけることなく導入を決めることができたこと。そして、問い合わせなどに対しても丁寧かつ迅速に対応してもらえたので、とても助かりました。

システムを管理する側としては、より簡単かつシンプルに管理ができる機能や使い勝手の向上に期待しています。

企業概要

  • 社名: コプロ株式会社
  • 本社所在地: 大阪市淀川区西宮原2丁目1番3号
  • 代表者: 代表取締役 田尻 一
  • 設立: 1990年10月1日
  • 資本金: 5,000万円
  • 従業員数: 67人(パート社員含む、2019年3月現在)
  • 事業概要: プライベートブランド商品の企画、販売/メーカー商品の斡旋、販売/営業用消耗品、備品、什器など、用度品の斡旋、販売/生活情報誌の出版、販促関連情報の提供、販促物の斡旋、販売/スーパーマーケットの市場調査/スーパーマーケットの社員、管理者教育を目的とする研修会、出張講座・通信教育、各種イベントなどの企画、運営/その他、オール日本スーパーマーケット協会行事の代行
  • サイトURL: http://www.ajs.gr.jp/

*取材日時 2019年6月

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