case01: TOHOマーケティング株式会社 様

東宝グループの総合広告代理店「TOHOマーケティング株式会社(以下、TOHOマーケティング)では、 フリーアドレスオフィスのデメリットを解消するため「らくーざ」を採用。 そのねらいと成果について詳しく伺った。

TOHOマーケティングについて

創業1963年、クライアントの課題を、映画・演劇の宣伝ノウハウを用いて解決するマーケティング会社。映画・演劇を中心に、膨大なエンターテインメント作品を提供している東宝グループの総合広告代理店として、映画・演劇などのさまざまな広告宣伝はもちろん、TVCM・予告編・プロモーション映像制作、映画館などを使用して行う各種イベント、TV・新聞・WEB・OOH(交通広告や屋外広告など)の企画・制作から広告展開、各メディアへのパブリシティ、さらには東宝配給作品のローカル映画の宣伝までを一貫して手がける。「たねも、しかけも、つくります」を合い言葉に、エンターテインメントに特化した問題解決型企業として活動している。

利用方法 フリーアドレスオフィスフロアと 固定席フロアの座席抽選にらくーざを利用

― らくーざの利用状況について教えてください。

現在、当社の本社部門は同じビル内の2フロアを利用しています。営業部門や制作部門などが利用するフロアでフリーアドレスオフィスに、総務や経理などの業務部門やデザイナーが利用するフロアは固定席となっており、それぞれの座席抽選にらくーざを利用しています。 座席は合計約100席となります。なお、集中して仕事をしなければならない場合もありますので、集中席1人用の席などの座席の種類は抽選時に選べるようにしています。

■各フロアに設置されているらくーざ(座席抽選)用のタブレット端末

― すべての座席にフリーアドレスを導入しなかった理由を教えてください。

管理部門やデザイナーなど機密性の高い業務を行う部署は、情報漏えいの抑止などの理由からフロアを分け、固定席としています。

導入背景 フリーアドレスによるデメリットを解消する ために座席抽選サービスを導入

― 座席抽選を導入したねらいを教えてください。

本社オフィスの移転を契機に、3年先、5年先といった未来を見据えたオフィス改革を実践しました。具体的には、労働環境の整備による生産性や従業員のモチベーション向上、そして毎日会社に来るのが楽しくなるようなオフィスを目指しました。 フリーアドレスの導入もその一環となります。オフィスから不要なものを徹底的に「廃棄」し、部門を越えた「共有」によって、コストダウンだけでなく新しいシナジー効果を生み出すことが主な目的となります。 座席抽選サービスは、フリーアドレスのデメリットを解消するために導入しました。

― フリーアドレスによって生じる可能性のあるデメリットとは。

座席を自由に選べるようにすると、次のようなデメリットが生じる可能性があると考えました。

    想定されるフリーアドレスのデメリット

  • だれが、どの席にいるのかわからない。 把握できない。
  • 仲の良い者同士や同じ部署の社員が集まり、自然と座席が固定化してしまう。
  • 先輩社員に遠慮して、後輩もしくは若手社員が自由に座席を選べない。
  • 稼働率の悪い席種が生じる。
  • これらの結果、部門を超えた共有やシナジー効果が薄れてしまう。
導入効果 職場の雰囲気が明るくなり さまざまな業務改善効果も

― らくーざの導入による成果は出ていますでしょうか。

らくーざによって座席の固定化は確実に防げるようになっています。座席抽選サービスの役割は、フリーアドレスの導入効果とも密接に関係していますので、その点も踏まえ成果を紹介させてください。

    【効果1】心理的効果

  • 社員同士の会話が増え、会社が明るくなった。
  • 社員同士の仕事ぶりがお互いにわかるようになった。
  • その日の仕事内容に合わせて働く場所を選ぶことができ、能率が上がった。
  • 縦割り意識の強い社風から部門横断的なオープンな組織風土に変わりつつある。

    【効果2】業務改善

  • 部門を越えた横串のコミュニケーションが促進されるようになり、組織の機動力が高まった。
  • 不要な資料を廃棄しデジタル化を進めた結果、ペーパレス化が進んだ。
    (名刺や紙資料を探す手間が不要となった。会議資料の印刷、製本、配布等の事前準備が軽減された)
  • ITインフラの導入によって、どこでも仕事ができるようになった。
  • 社員の異動・採用・退職時のレイアウト変更の手間が不要になった。
  • 手間のかかっていた内線番号表の作成が不要になった。
  • 受付端末により本人の内線を呼び出せるようになり、来訪者の取り次ぎが楽になった。
  • 内線電話のスマホ化により、どこでも通話が可能になった。

    【効果3】スペースの効率向上

  • 移転前よりもオフィスは狭くなったが、スペース効率の高いオフィスレイアウトとなった。
  • ラウンジや立ち会議スペースを使った短時間のミーティングが可能となった。
  • 個人のゴミ箱を廃止しマグネットスペースでの従業員同士の交流につながった。
  • 個人の荷物がスペースを占有することがなくなった。
  • 個人の紙資料を保管するスペースがないため、ペーパレス化が進んだ。

    【効果4】労務管理

  • だれがどこの席にいるのか容易に把握できる。
選定理由 導入・運用負荷が軽く サポート体制も充実しているらくーざを選択

― らくーざを選定した経緯について教えてください。

フリーアドレスの採用を決めた段階で、座席抽選機能が必要だという認識は持っていたのですが、正直、オフィス移転に関してあまりにも対応しなければならないことが多く後回しとなっていました。また、当初導入しようと当てにしていたシステムが外販されていないことがわかり、その時点から慌ててシステムを探し始めたというのが正直なところです。しかし、らくーざとの出会いがなかったらフリーアドレス化はもっと大変だったかもしれません。

― らくーざを採用した理由を教えてください。

らくーざを採用したポイントは、次のとおりです。

    らくーざ採用の理由

  • 座席抽選の機能が充実している。(トライアルの利用により確認・検証)
  • クラウドサービスなのでタブレット端末を設置すれば簡単に利用できる。
    システムの保守運用も不要。
  • フロア図面の作成代行などオプションサービスも充実しており、初期導入の負担が軽い。
  • NJCネットコミュニケーションズの自社開発サービスであり、自社でも利用しているので安心。
  • 日本事務器株式会社の子会社であり、サポート体制も充実している。

― 導入時に苦労したことなどはありませんでしたか。

らくーざの導入はスムーズで、移転初日の利用に関しても特に問題となるようなことはありませんでした。

― フリーアドレスや座席抽選に関して、反対意見や拒否反応などはありませんでしたか。

東宝グループの中でフリーアドレスを導入するのは当社がはじめてでした。社内だけでなくグループ内に対しても目的などの説明が必要な場面もありましたが、フリーアドレスに限らず、新しいことに取り組もうとすると反対意見は出るものです。 そのため、「今までの考え方を変え、生き生きと仕事ができるよう最高のオフィス環境を一緒に作る」という理念を掲げ、社内に全部署の代表者が参加する「オフィス改革プロジェクトチーム」を立ち上げました。その活動を通じて、各部署の意見を吸い上げると同時に、このプロジェクトのさまざまな取り組みのねらいや意図を各部署に伝えてもらうようにしました。 座席抽選に関しては、フリーアドレスのデメリットやそれを解消する座席抽選のメリットをしっかりと説明しました。そのためか大きな反対などはありませんでした。むしろ、私たち自身は座席抽選なくしてフリーアドレスの成功はなかったと考えており、らくーざが見つかるまでは不安もありましたが、導入の目処が付いた時点で、フリーアドレスオフィスが成功すると確信しました。

期待・評価 迅速かつ丁寧な担当者の対応を評価

― 今後の利用拡大の予定などがあれば教えてください。

まだ利用を開始したばかりで大きな不満もなく、具体的な予定はありませんが、抽選の際にその日の気分を選択できる項目があるので、その情報と座席の抽選結果を連動できたりするようになれば、用途はさらに広がるかもしれません。

― NJCネットコミュニケーションズへの要望や期待があれば教えてください。

何か1つの対策を行えば、それでずっと問題が起きなくなるわけでもないのが業務改革というものですので、手を打ち続けていかないといけません。 そこをらくーざにも助けて頂けたらと思います。さらにコミュニケーションの活性化を促進するような機能を切望しています。  担当者の対応が迅速かつ丁寧なので、さまざまな場面で助けられました。感謝しています。引き続き、安定したシステムの運用と、変わらない対応をお願いできればと思います。

企業概要

  • 社名: TOHOマーケティング株式会社
  • 本社所在地: 東京都千代田区有楽町2-2-1 X-PRESS有楽町
  • 代表者: 代表取締役社長 持田 幸彦
  • 設立: 1963年2月22日
  • 資本金: 50,000,000円
  • 従業員数: 135名 (2017年2月28日現在、出向者を除く)
  • 事業概要: 総合広告代理業
  • サイトURL: http://www.toho-marketing.jp/

*取材日時 2018年9月

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