株式会社ガスパル 様

―　ガスパルにおけるらくーざの利用状況について教えてください。

当社では品川区の本社の社員を対象に、定期的に期間限定でフリーアドレスを実施しています。座席数で見ると110席程です。社員はハイブリッド勤務をしていますので、常に60名～70名程度が出社しています。 

普段、部署ごとに座席のエリアを定め、そのエリアの中で部署内フリーアドレスのような形で業務を行っているのですが、おおよそ3ヶ月に一度のペースでイベント的に期間限定かつ抽選制で座席を決め、本社全体でのフリーアドレスを実施しています。その座席抽選システムにらくーざを利用しています。

―　座席の抽選はどのように行っているのでしょうか。

朝、担当者が立ち会い、タブレット端末を使って出勤順に座席の抽選を行います。

―　なぜ、期間限定のフリーアドレスなのでしょうか。

まずはこれまでの経緯について話をしたいと思いますが、2019年に現在のオフィスに移転をしてきました。そのタイミングで部署内でのフリーアドレスを導入し、部門の中で自由に座席を選べるようにしました。

その直後ぐらいにコロナ禍になり、在宅勤務を導入したり、出社時も不要な接触を避けるために席を空けて座るようにしていました。

しかし、コロナ禍が明けた後も自然と同じ座席に座る社員も多く、加えて、オフィスの中心にはフリースペースがあって、南側と北側が物理的に分断されています。何か問題があったわけではないのですが、フロア全体のコミュニケーションがあまり活発でないように感じました。

そのため、社員間のコミュニケーションを活性化し、そのような状況を改善するべくフリーアドレスを検討したのですが、常にフリーアドレスを実施していると、同じ業務を行っているグループや上司と部下とが離れた席になってしまい、業務の効率が落ちてしまうことが懸念されました。

また、機密情報の取り扱いなども注意が必要となるため、繁忙期などは普段通り部署内のフリーアドレスを継続し、比較的余裕がある時期を見計らってイベント的に抽選式のフリーアドレスを実施することとしました。

―　らくーざを導入する前は、座席をどのように抽選していたのでしょうか。

当初は、座席の札を手作りして抽選をしていました。

手作りするのは意外と面倒で、その様子を見て大変そうだと気を配ってくれる社員もいました。

そのため、座席を抽選するシステムの導入を検討するに至りました。

株式会社ガスパル

コーポレート企画部　TQM･ES推進課

課長　芳賀 沙也佳氏

―　座席の抽選システムの導入を検討する上で、どのような要件を検討しましたか。

使い方がシンプルで、大きな投資をしなくても導入できるシステムであることを考えました。

そもそも数か月に一度しか使わず基幹システムでもないので、使っていて上手くいかなければ別のシステムを検討すればいいと考え、結果として、クラウドで使用できるものを前提に選びました。

なお当社グループでは、クラウドサービスを導入する場合、セキュリティ項目などの要件をクリアしていることが求められます。

―　らくーざを採用した理由を教えてください。

いくつかサービスを検討する中で、当社の要件に合っていたのがらくーざでした。

クラウドの要件に関しては、以前らくーざをグループ会社で検討したことがあり、要件事項をチェック済みでしたので、手間をかけることなく導入ができました。

加えて、らくーざはコストパフォーマンスが高い上に、使わない月はお休みできるので、コストを最小限に抑えることができる点がポイントでした。

―　今後の拡張予定などあれば教えてください。

抽選制フリーアドレスに対する社員へのアンケート調査を見てみると、7割ぐらいの社員が抽選制フリーアドレスを評価しており、いつもと違う席で気分転換になり、新鮮な気持ちで業務に取り組むことができているようです。

さらに部署や業務を超えた交流も拡がり、社内コミュニケーションが活性化したとの声もあります。以前は、フリーアドレスで業務を始める前に周りの人に対して「自己紹介」タイムを設けていて、それが相手を知り、話をするきっかけとなったので、復活させてほしいとの声もあります。

なお現在、らくーざの抽選機能しか使ってないので、社内のコミュニケーションをさらに活性化させるよう、他の機能も使いこなしていきたいと考えています。社長や部門長もフリーアドレスの対象とする案も検討しており、らくーざの機能も連動させていければ理想的です。

―　らくーざおよびNJCネットコミュニケーションズへの要望や期待があればお聞かせください。

NJCネットコミュニケーションズは、当社の問い合わせに迅速かつ丁寧に対応してもらい感謝しています。らくーざは、単なる座席抽選システムではもったいないので、ぜひ機能を拡張して便利なツールとして発展させていただければと思います。