case02: 株式会社NTTデータ東北 様

東北を拠点にITソリューションを提供している株式会社NTTデータ東北(以下、NTTデータ東北)では、フリーアドレスオフィスの採用にともない、座席抽選と在席管理を実現するため「らくーざ」を導入。その経緯と効果について詳しく伺った。

株式会社NTTデータ東北について

世界50カ国を超える拠点を通じて、デジタル時代を創るITサービスを提供しているNTTデータグループ。その一員として、公共・金融・流通など、さまざまな事業分野の企業が抱える問題の把握・分析を行うとともに、システム企画・設計・構築を実施し、最新の情報システムを提供しているシステムエンジニア集団。東北を拠点に全国の顧客へと情報システムの企画・開発および運用・保守、調査・研究・研修・コンサルティングなどのサービスを提供している。

利用状況 フリーアドレスの座席抽選と 在席管理にらくーざを利用

― らくーざの利用状況について教えてください。

当社では2018年4月より、社員の固定席を排除してフリーアドレス化を図りました。 その座席抽選および在席管理にらくーざを利用しています。ただし、すべての座席が抽選の対象となるわけではなく、公共事業部、金融事業部、法人事業部、営業企画部という4つの事業部のエリアはあらかじめ決められており、各エリア内、言い換えれば各自が所属する事業部内での座席抽選となります。

座席の抽選は社内に設置している2台のタブレット端末で行いますが、営業担当者や幹部クラス社員など、会社からスマートフォンを支給されている場合は、各自の端末から出社前でも座席を抽選できるようになっています。

オフィスには、これら4つの事業部エリアのほか、開発ルームや会議室、協力会社のエリアが設けられており、各社員が座席を移動する場合はPCで移動先の座席や会議室を設定することで、らくーざ上でだれがどこにいるのかを検索・確認できるようにしています。

加えて、仮想的に自宅勤務者用のエリアも設定しており、社内と同様に検索・確認できるようになっています。

― らくーざの使い勝手はいかがでしょうか。

当社はフレックス制度などは採用しておらず、基本、全社員が定時出社となるのですが、抽選機能は操作もシンプルで使いやすく、座席抽選で長い列ができるようなことはありません。

また 当社の場合、フロアの中心がエレベーターホールとなっておりオフィスが「コの字型」で配置されています。ワンフロアにすべてのエリアが配置されているのですが、全体の様子を見渡すことはできませんので、画面(らくーざ)上で名前を入力すれば、だれがどこにいるのかを検索・確認できるのはとても便利です。

■オフィスのマップイメージ(一部エリア)

導入背景 働きやすく生産性の高い職場環境を実現する ためフリーアドレスを導入

― フリーアドレスを導入した経緯を教えてください。

2010年8月に現在のビルに移転をして以来、固定席で業務を実施してきました。当然、レイアウト変更はしてきましたが、どうしても個人や部署で管理する書類が貯まってしまい、今となって振り返れば、整理ができているとは言えない状態でした。

そのため、オフィススペースを有効活用し、働きやすく、生産性の高い職場環境を実現するため、ここ数年、オフィスのクリーンアップキャンペーンやペーパーレス化、自宅勤務制度の整備などに取り組んできました。フリーアドレスの導入もこのような取り組みの一環となるのですが、働き方改革や社内コミュニケーションの活性化を促進するため、経営陣の強い意向により実施が決まりました。

― 導入時に苦労したことなどはありましたか。

フリーアドレスの導入が決まってから半年しか準備期間がなく、取り組まなければならないことは山積みでした。移転などのきっかけもなく、これまでのオフィスを大きく変えるということで、「自分の城を崩されたくない」というような抵抗感は少なからずありましたが、 できない理由を挙げるのではなく、実施するための方法を前向きに考えるという姿勢で、意見を集約していきました。また、決まったことを徹底をするためワーキンググループには管理職に参加してもらいました。

■「ファミレス席」と呼ばれる打ち合わせスペース(左)、集中して作業に打ち込める1人席(中)、社員サービスを向上させるための受付タイプ席(右)など、さまざまな工夫が施されている(写真提供:NTTデータ東北)

選定理由 トライアルで検証することで らくーざの機能や使い勝手を評価

― 抽選制度を導入した目的を教えてください。

座席が固定化してしまったり、気の合う仲間同士が常に集まって仕事をしているような状況になってしまっては、フリーアドレスを導入した意味がありません。普段、一緒に仕事をしない同僚と他愛ない話を交わしたり、情報交換をする機会を促進するために座席の抽選は必須だと考えました。そもそも、抽選というのは遊び心があり、プラスのイメージで捉えています。

― らくーざを採用した理由を教えてください

実際にトライアルで試用してみて導入を決めました。主な採用のポイントは次の通りです。

    採用ポイント

  • 座席の抽選に必要な機能が網羅されている
  • 在籍情報を手軽に検索・確認できる
  • 使い勝手が良い
  • クラウドなので運用負荷がかからない
  • 短期導入が可能
  • 見やすい座席マップを作ってもらえる
  • 自社開発サポートなのでカスタマイズも可能(現状、カスタマイズの実施はなし)
  • サポートが充実しており、対応も丁寧

― 貴社自身での開発などは検討しなかったのでしょうか。

検討をしなかったわけではないのですが、そもそも開発部門に大きな余裕があるわけではなく、制作期間や完成度、メンテナンスなどを考えれば、優れたシステムやサービスがあれば、専用のサービスを採用した方がメリットが多いと判断しました。

導入効果 社員が受け入れて気持ちよく仕事が できているかが成功のポイント

― フリーアドレスや抽選制の導入効果について、教えてください。

短期間での評価は難しいのですが、社員が受け入れてくれているのであれば、もしくは気持ちよく仕事ができているのであれば、まずは成功だと考えています。その上で、意見や要望を吸い上げ、社内で共有し、議論していくことで、改善をしていきたいと考えています。実際、意見箱を設けて、意見や要望を受け付けています。

また、小さなことかもしれませんが、らくーざでは座席抽選の際にその日の気分も入力し、座席表にも反映されます。精緻な健康管理とはいきませんが、気分が悪い状態が続いている様子など、これまではわからなかったことや気づかなかったことが把握できるようになったことも効果の1つだと捉えています。

今後の予定 完全フリーアドレスに向け 一定期間のエリア設定排除も検討

― 今後の利用予定などがあれば教えてください。

フリーアドレスに関しては、現在も受けているエリア区分を排除し、完全なフリーアドレス化も検討していきたいと思っていますが、フリーアドレスの知見やノウハウを蓄積した上で冷静に判断していく必要があるでしょう。まずは、1日だけでも構わないので、一定の期間だけエリアをなくした完全フリーアドレスも試してみたいと考えています。現状、らくーざの設定を変えて、また元に戻すのにはNJCネットコミュニケーションズにも手伝ってもらわなければならないということですが、事前に依頼すれば対応してもらえるということなので、積極的に検討していきたいと考えています。

一定期間、プロジェクトグループのメンバーが同じテーブルの固定席を利用できるようにするといった要望にも対応していきたいと考えています。また、 各座席の稼働状況を分析して、座席の種類やレイアウトの最適化を図っていきたいと思います。現在、利用履歴などのログデータは取得できるのですが分析には手間がかかるので、ログデータを可視化する機能などにも期待しています。

さらには、このようなフリーアドレスの知見や経験をお客様への提案にも生かしていきたいと考えています。

期待・評価 迅速で丁寧な対応を高く評価

― NJCネットコミュニケーションズへの要望や期待があれば教えてください。

当社の初動が遅れ、利用開始までに時間的な余裕はありませんでしたが、NJCネットコミュニケーションズは迅速で、丁寧な対応をしてくれました。らくーざの利用開始が間に合わなければ、抽選なしで自由選択か、くじ引きのようなもので対応せざるを得ないと考えていたので、とても助かりました。同じIT関連ベンダーとして、このような対応は簡単なことではないということはわかりますので、本当に感謝しています。

これまでサービスは順調に稼働していますが、これからも変わらず、安定したサービスの運用をお願いすると同時に、さまざまな利用シーンへの対応や管理機能の充実に期待しています。

企業概要

  • 社名: 株式会社NTTデータ東北
  • 本社所在地: 宮城県仙台市青葉区一番町1-9-1 仙台トラストタワー21階
  • 代表者: 代表取締役社長 樫部 昌
  • 設立: 1990年3月7日
  • 資本金: 1億円
  • 従業員数: 253名 (2018年4月1日現在)
  • 事業概要: 情報システムの開発および保守の受託、販売並びに賃貸/情報システムに係わるソフトウェアまたはハードウェアの開発および保守の受託並びに賃貸/情報システムに係わる建設工事並びにその他の建築工事および設備工事の請負/前各号に関する企画、調査、研究、研修およびコンサルティングの受託/その他前号に関連する一切の業務
  • サイトURL: https://www.nttdata-tohoku.co.jp/

*取材日時 2018年11月

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